Auf dieser Seite findet ihr den internen Ablauf beim Veranstalten eines Konzertes im Blueswerk. Dabei gibt es eine Menge zu beachten, Zeitabläufe, Genehmigungen und die Abstimmung mit diversen Partnern. Kalkulation und Abrechnung machen es nicht weniger komplex. Ich will das Ganze mal unterteilen in vier Zeitabschnitte:
- Booking (etwa ein Jahr vor der Veranstaltung)
- Vorbereitung (ab drei Monate vor der Veranstaltung)
- Konzert (am Tag der Veranstaltung)
- Abrechnung (nach dem Veranstaltung)
Alle Daten und Dokumente sollten in der Dropbox liegen, Zugang gibt es über Miro.
Booking
Im Juli/August fragt die MeNo alle Kulturträger nach ihren Belegungswünschen für das Kulturwerk. Dazu schickt sie über Teams den Zugang zu einer Excel-Liste, in die man seine Wünsche eintragen kann. Dann beginnt das Rennen um die „besten“ Termine. Tabu sind in der Regel der Nov/Dez für die Weihnachtsmärchen, es gibt aber auch Ausnahmen. Zu diesem Zeitpunkt muss an alle Booker eine Mail geschickt werden, in der die freien Termine Annonciert werden. Üblicherweise gibt es dann innerhalb weniger Tage schon brauchbare Angebote.
Die bisher wichtigsten Booker für uns:
Vorbereitung
Lokale Werbung
Der Newsletter für die Freunde des Blueswerkes muss auf Mailchimp vorbereitet und eine Woche vor dem Konzert versendet werden. Diesen Newsletter bekommt auch die Presse, ignoriert diesen aber gern. Deshalb braucht die Presse noch eine extra Email mit Text und Fotos (Copyrighthinweis für die Fotos nicht vergessen).
Unterlageaustausch mit Band
Im Vorfeld einer Konzertveranstaltung gibt es einige Unterlagen zu tauschen. Wichtig für die Technik ist der sogenannte Stage-Rider, in dem Anweisungen zum Aufbau der Bühne zu finden sind. Der Social-Rider beinhaltet in der Regel Wünsche der Band zur Verpflegung und Unterbringung.